Huishouden in je agenda
Een app die je taken automatisch inplant
Een app die automatisch plant, leest wanneer je bezet bent en zet je taken in je vrije tijd, op volgorde van prioriteit. Je geeft elke taak een duur en, als je wil, een dag. Verschuift een afspraak of loopt een taak uit, dan plant de app de rest opnieuw, zodat je lijst past in de dag die je echt hebt.
Van takenlijst naar geplande dag
Een takenlijst zegt wat je moet doen, niet wanneer. In dat gat blijven de meeste taken steken: twaalf dingen voor vandaag, een volle agenda, en geen idee wat past. Time blocking lost dat met de hand op, door elke taak een plek in je agenda te geven. Automatisch plannen doet hetzelfde vanzelf, en blijft het doen terwijl je dag verandert.
Zo werkt het
- De app leest je agendaHij ziet wanneer je bezet bent, meestal via Outlook, Google Agenda of een iCal-link. De inhoud van je afspraken heeft hij niet nodig, alleen de tijden.
- Je voegt taken toe met een paar gegevensEen duur ("een halfuur"), een prioriteit en, als het ertoe doet, een dag of een deadline.
- Hij vult je vrije tijdDe belangrijkste taken eerst, in blokken die tussen je afspraken passen en binnen de uren die je instelt.
- Hij plant opnieuw als er iets verandertEen afspraak schuift, een taak duurt langer, er komt iets dringends bij: de rest van de dag wordt opnieuw gepland vanaf nu.
- Wat niet past, schuift doorIn plaats van rood te kleuren gaat het naar het volgende vrije moment, of komt het als vraag bij je terug.
Wat hij van je nodig heeft
| Gegeven | Waarom | Tip |
|---|---|---|
| Werkuren of vrije uren | Zodat hij de dakgoot niet om 6 uur 's ochtends plant | Stel avonden en weekend apart in |
| Een duur per taak | Hij moet weten wat past | Schat in stappen van een kwartier; dat is goed genoeg |
| Een prioriteit | Om te beslissen wat eerst gaat | Gebruik weinig niveaus; de meeste taken zijn "gewoon" |
| Een dag voor vaste dingen | Het afval op woensdag kan niet naar vrijdag | Leg de dag alleen vast als het echt moet |
| Buffertijd | Een dag loopt nooit precies volgens plan | Laat een kwart van je vrije tijd ongepland |
Waar het goed werkt, en waar niet
De meeste tools die automatisch plannen, werden gebouwd voor werkagenda's en vergaderingen. Voor thuis en je persoonlijke leven liggen de noden een beetje anders:
- Het werkt goed voor klusjes, papierwerk en boodschappen die een blok tijd vragen maar geen vast moment: "energiecontracten vergelijken, 30 minuten", "tuinhuis opruimen, een uur".
- Het werkt minder goed voor taken die afhangen van wie er thuis is, of van je energie eerder dan je tijd. Geef die een dag en laat de app het uur zoeken.
- Het kan niet beslissen wat voor jou belangrijk is. Eén keer per week kort naar je prioriteiten kijken blijft jouw werk.
Automatisch plannen of zelf time blocken
| Met de hand | Automatisch | |
|---|---|---|
| Instellen | Niets in te stellen | Je agenda koppelen, je vrije uren instellen |
| Elke week | Elke taak naar een plek slepen | Taken toevoegen; de app zet ze |
| Als je dag verandert | Zelf de blokken verzetten | Opnieuw gepland vanaf nu |
| Controle | Volledig | Via dagen, prioriteiten en uren |
| Best voor | Een paar vaste blokken | Veel kleine taken rond een drukke agenda |
Meer over het met de hand doen in time blocking thuis, en in je eigen agenda in Outlook of Google Agenda.
Privacy: wat de app ziet
Een app die automatisch plant, moet weten wanneer je bezet bent. Kijk na of hij alleen je bezette tijden leest of de volledige inhoud van je afspraken, waar je gegevens staan, en of je de agenda op elk moment kunt loskoppelen.
Zo doet SortYourMind het
Automatisch plannen voor huis, papierwerk en mensen
SortYourMind leest wanneer je bezet bent in Outlook of, via het geheime iCal-adres, in Google Agenda en andere agenda's. In je vrije tijd zet de app SyMslots: blokken die passen bij je taken, prioriteit 1 eerst en altijd op de dag die jij koos. Verandert je dag, dan herplant de app vanzelf vanaf nu en schuift wat niet meer past door.
- Outlook rechtstreeks, met SyMslots als bezet in je agenda als je wil
- Google Agenda en andere alleen-lezen via iCal
- Alleen je bezette tijden worden gebruikt om te plannen
- Zeg het tegen SyMon: "verzekering op woensdag, een halfuur"
Alles erin, zonder kaart. Daarna kies je zelf. Werkt in de browser op elk toestel.
Vragen
Bestaat er een app die mijn takenlijst automatisch inplant?
Ja. Zulke apps lezen je agenda en zetten je taken in je vrije tijd, op prioriteit. Sommige zijn gebouwd voor werk en teams; SortYourMind is gebouwd voor klusjes, papierwerk en afspraken met mensen.
Werkt automatisch plannen met Google Agenda?
De meeste apps die automatisch plannen, koppelen met Google Agenda, sommige lezen hem alleen. In SortYourMind koppel je Google Agenda via het geheime iCal-adres, alleen-lezen; Outlook koppelt rechtstreeks.
Wat gebeurt er met taken die niet gedaan raken?
In een goede planner schuiven ze naar het volgende vrije moment in plaats van zich op te stapelen als achterstallig. In SortYourMind komen taken van eerder terug als één rustig voorstel: vandaag, volgende week of loslaten.