Methode
GTD simpel, voor wie GTD ooit opgaf
Getting Things Done komt neer op één idee: haal elke open taak uit je hoofd naar een systeem waarop je vertrouwt, beslis de volgende stap en kijk er één keer per week naar. Houd thuis drie delen: alles opschrijven, taken een dag geven in plaats van veel lijsten, en een korte wekelijkse review. De rest mag weg.
Over de naam
Getting Things Done en GTD zijn geregistreerde merken van de David Allen Company. SortYourMind is geïnspireerd door de methode en is niet verbonden aan dat bedrijf.
GTD in één alinea
David Allen beschreef Getting Things Done in 2001 in zijn gelijknamige boek. De methode heeft vijf stappen: verzamel alles wat je aandacht vraagt, verhelder wat elk ding betekent en wat de volgende actie is, orden het resultaat in lijsten, kijk er geregeld op terug in een wekelijkse review, en kies wat je nu doet. Het kerninzicht: je hoofd is om ideeën te hebben, niet om ze vast te houden.
Waarom veel mensen afhaken
Volledige GTD werd ontworpen met kenniswerkers in gedachten, en dat merk je. Wie het thuis probeert, loopt vaak vast op dezelfde dingen:
- Te veel lijsten. Contexten zoals @thuis, @telefoon, @boodschappen en @computer waren zinvol toen een telefoon niet alles kon. Vandaag kun je de meeste taken overal doen.
- Te veel verwerken. Elk ding verhelderen tot een perfecte volgende actie kost tijd die een drukke avond niet heeft.
- Geen data. Klassieke GTD houdt de agenda voor harde afspraken. Thuis schuift een taak zonder dag makkelijk weken op.
- De wekelijkse review sneuvelt. Die wordt beschreven als een uur of meer. Na een volle week komt dat uur er zelden.
Wat je houdt, wat je overslaat
| Onderdeel van GTD | Houden of overslaan | Eenvoudige versie |
|---|---|---|
| Alles verzamelen | Houden | Eén plek voor elke taak en zorg; een brain dump om te starten |
| Tweeminutenregel | Houden | Duurt het minder dan twee minuten, doe het meteen |
| Volgende acties | Houden, licht | "Loodgieter bellen" in plaats van "badkamer", meer niet |
| Contexten (@thuis, @telefoon) | Overslaan | Werk met domeinen: huis, papierwerk, mensen |
| Projectenlijst | Vereenvoudigen | Alleen voor dingen met meerdere stappen, zoals een verbouwing |
| Wachten op-lijst | Houden | Eén lijst met wat anderen je nog verschuldigd zijn; zie de wachten-op-lijst |
| Ooit/misschien | Houden | Een parkeerlijst, zodat ideeën veilig zijn zonder te zeuren |
| Tickler file | Vervangen | Geef taken gewoon een dag |
| Wekelijkse review | Houden, korter | Een kwartier, elke week hetzelfde moment |
De wekelijkse review van een kwartier
- Verzamelen (3 min)Notities, schermafbeeldingen, brieven, dingen die je beloofde. Leg alles op één plek.
- Hoofd leegmaken (3 min)Schrijf op wat er nieuw in je hoofd zit.
- Terugkijken (3 min)Wat is gedaan? Wat niet? Geef dat een nieuwe dag of laat het los.
- Wachten op nakijken (2 min)Is er iemand te laat? Plan een herinnering.
- Vooruitkijken (4 min)Afspraken van volgende week, vaste taken op hun dag, drie prioriteiten.
Een eenvoudige GTD-opzet voor thuis
Je hebt minder onderdelen nodig dan het boek voorstelt. Een opzet die voor de meeste huishoudens standhoudt:
| Lijst | Wat erin gaat | Hoe vaak je kijkt |
|---|---|---|
| Inbox | Alles wat nieuw is, ongesorteerd | Elke dag, een paar minuten |
| Deze week | Taken met een dag | Elke dag |
| Vaste taken | Huishouden en papierwerk op een ritme | Ze komen vanzelf terug |
| Wachten op | Wat anderen je verschuldigd zijn | Elke week |
| Ooit | Ideeën, niet nu | Elke maand |
Wanneer volledige GTD de moeite is
Leid je een team, jongleer je met veel projecten op het werk of houd je gewoon van systemen, dan loont het boek de moeite. Voor een huishouden dekt de eenvoudige versie hierboven het meeste van wat GTD je geeft: een leeg hoofd en het vertrouwen dat er niets verloren gaat.
Zo doet SortYourMind het
Geïnspireerd door GTD, zonder het gedoe
SortYourMind neemt de delen van GTD die thuis werken en laat de rest weg. Je verzamelt door te zeggen of te typen tegen SyMon, de app kiest het thema, jij geeft een dag en een prioriteit, en SortYourMind plant het in je vrije tijd. Wachten op antwoord heeft een eigen plek, en een wekelijkse MindSweep is de korte review.
- Verzamelen met je stem of met tekst, vanzelf in thema's gesorteerd
- Een dag en prioriteit 1 tot 5 in plaats van contexten
- Wachten op antwoord en een parkeerlijst voor later
- Eén keer per week een MindSweep als wekelijkse review (#SortYourSunday)
Alles erin, zonder kaart. Daarna kies je zelf. Werkt in de browser op elk toestel.
Vragen
Wat zijn de vijf stappen van GTD?
Verzamelen, verhelderen, ordenen, reflecteren en doen. In gewone woorden: schrijf het op, beslis wat het is, zet het in de juiste lijst, bekijk je lijsten elke week en kies wat je nu doet.
Werkt GTD voor thuis?
De kernideeën wel: alles opschrijven en elke week terugkijken. Het volledige systeem met contexten en veel lijsten is voor een huishouden vaak te zwaar. Een eenvoudige versie met dagen en een korte wekelijkse review houdt beter stand.
Wat is een wekelijkse review in GTD?
Een vast moment per week om losse eindjes te verzamelen, je lijsten bij te werken en vooruit te kijken. Het boek beschrijft een grondige versie; een kwartier volstaat om een systeem thuis draaiende te houden.